Na nova realidade pós-pandemia, a tecnologia terá de ser colocada ao serviço da experiência dos utilizadores dos edifícios, agora mais do que nunca, ajudando também na gestão da incerteza. Esta foi uma das principais conclusões da primeira conferência das Jornadas da APFM - Associação Portuguesa de Facility Management, sob o mote “Como a tecnologia nos ajuda a enfrentar um mundo pós-pandemia”.
Miguel Agostinho, diretor-executivo da APFM, recorda que "antes da pandemia já estávamos a estudar como repensar os espaços corporativos e atrair as pessoas para os escritórios. Depois da necessidade de colocar as pessoas em casa, os primeiros inquéritos davam a entender que o teletrabalho estava a correr bem, com maior produtividade, mas agora algumas pessoas começam a querer voltar ao escritório. Há uma grande ‘pendularidade’ nestes temas".
Isto numa altura em que "o parque imobiliário representa muitos milhões de euros por mês em rendas e muitos milhares de milhões nos fundos de pensões e outras entidades. Existe a necessidade de os edifícios continuarem a ser relevantes, pois representam um fluxo de economia muito importante". E considera que o FM será importante nesta gestão.
João Hormigo, presidente da APFM, destaca que "as tecnologias vão estar cada vez mais presentes nos edifícios e as cidades serão fator decisivo no avanço das mesmas", e que "poderão ser geridas de forma muito mais eficiente". Descreve uma "nova realidade" que é "tudo menos normal. Teremos escritórios totalmente diferentes dos que tínhamos em 2019" prevê.
Miguel Valério, global head of FM da Critical Software, está convicto de que "o mais importante é pensar nas pessoas e na sua experiência, olhar para os mecanismos, e colocar a tecnologia ao serviço da melhor experiência". Considera que a tecnologia será "essencial" para gerir os espaços, nomeadamente ao nível da usabilidade, interatividade e flexibilidade dos espaços, cuja necessidade de uso "pode ser muito discrepante".
Pedro Matos, head of facility da Maleo Offices, destaca que os clientes internacionais continuam interessados neste tipo de espaços flexíveis, e que "a equipa informática tem de andar lado a lado connosco. Precisamos de implementar infraestruturas, se não, não conseguimos dar respostas", dando o exemplo de cabos de rede. "Temos de convencer a investir em coisas que não se veem".
Sara Oliveira, workplace Leader em Portugal da Accenture, lembra que "as pessoas fazem a tecnologia funcionar" e que "na aplicação de tecnologias em qualquer área “less is more”, não podemos adicionar demasiadas camadas". E chama à atenção de que "quando os processos são muito complexos, temos de fazer também um “change management”, quem usa as tecnologias no dia-a-dia tem de ter uma palavra a dizer. Assim conseguimos entregar um produto muito mais adequado ao nosso propósito e ao utilizador final".
Alexis Pinheiro, workplace solutions manager da Nestlé, afirma que "temos muito que aprender com a pandemia. É importante ter organizações ágeis e preparadas para esta transformação, e a essência tem de ser a criatividade e a inovação".
Mais do que híbrido, um modelo de ocupação flexível
Miguel Valério acredita que o modelo de trabalho daqui para a frente será maioritariamente híbrido, com alguns trabalhadores 100% remotos e outros que estarão no escritório "por vontade própria ou necessidade, com maior ou menor frequência".
Rogério Marchante, facilities, procurement & services director da NOVA SBE, acredita que "o presencial vai continuar no futuro, ainda que diferente. O presencial vai continuar a ser o futuro, ainda que diferente. As pessoas irão quando querem ou precisam, e não vão quando não lhes dá jeito por algum motivo. A experiência continuará a ser o ponto de foco. Tem de ser boa, e vai contribuir para isso".
Sandra Simões, site & workplace da Heineken, também partilhou a experiência da empresa neste fórum, e fala mesmo num "híbrido flexível". A Heineken em particular já usa uma nova aplicação "bastante básica" que "permite garantir a ocupação do escritório" para este efeito.
Sara Oliveira acredita que "vem aí o regime flexível, híbrido, consoante a natureza da função a pessoa pode ter mais ou menos necessidade da presença física no escritório, e isso pode começar a ser aspeto de competição pelo talento. Mas não podemos pensar que as pessoas não vão precisar do contacto humano, vão precisar, e em várias áreas, seja no retalho, na saúde, etc", reconhecendo as "vantagens objetivas" do trabalho remoto.
Mudar a comunicação e explicar as necessidades a quem decide
Alexis Pinheiro está convicto de que muitos comités executivos das organizações não estão alerta para todas as necessidades que o FM encontra na gestão de edifícios, e que "temos de mudar o nosso discurso, porque somos vistos como um departamento de custo. Somos uma solução para potenciar a eficiência, criatividade, produtividade, essencial para o desempenho das pessoas e das lideranças. E temos de conseguir explicar isso a quem decide".
E completa que "o departamento de FM não vai conseguir sozinho, toda a organização tem de entender que tem de haver um investimento grande na área dos dados, por exemplo. Temos de explicar às várias direções, pois é fundamental ter dados dos edifícios que nos permitam agir de forma mais rápida".
André Calixto, partner da NextBITT, partilha que "o desafio tecnológico ainda é difícil para o FM, porque não tem suporte da área de IT, por não estar na prioridade. Temos de lutar por essa atenção", numa altura em que "as equipas são cada vez mais curtas, e as nossas responsabilidades são cada vez maiores".
